申請の際気をつけていること４

入管が要求している書類は確実に提出すること。
要求していない書類は提出しないこと。
ただし、追加請求されることが明らかな書類は事前に提出しておくことが望ましい。
そのあたりのさじ加減がむずかしいと前回述べた。

日本人の配偶者等の在留資格認定証明書交付申請あるいは在留資格変更許可申請（いわゆる配偶者ビザ）では申請人の本国で発行された結婚証明書の提出が要求されている。
在留資格認定証明書交付申請（日本人の配偶者）
さらに、この書類リストには記載されていないが、結婚証明書に加えて出生証明書も提出することが通例となっている。
以前こんなことがあった。
提出時、出生証明書の提出が必要か質問したところ、必要ないと返答があった。
以前は「必要とされていたはず」だと質問したが、「それは昔の話で今はシステムが変わっているので必要ない」との返答だった。
ところが後日郵送された資料提出通知書には出生証明書を提出すべし旨の記載があった。
「必要ない」との返答があったのになぜと問いただしたが、「当初は不要と思われても審査が進んだ段階で必要と判断されることもある」との返答だった。
それ以降出生証明書は必ず提出するようにしている。
結局、審査官にも最終的にどんな書類が必要になるかなどわからないのだ。

申請の際気をつけていること３

次に気をつけていること。
書類を多く提出しすぎないこと。
入管が入管が求めている書類は確実に提出するが、それ以上は提出しない。

顧客の中には当初からどっさり書類を持参する人もいる。
こちらが請求もしていない書類を「これも必要ではないか」と持ってくる人もいる。

私も最初は「せっかく用意してくれた書類は活用しなければ悪いのではないか」
「有利な証明となる書類なら、多ければ多いほどよいのではないか」
と考えていたが、まちがっていた。
書類が多すぎるのはむしろ不利になる。

まず、書類が多いと審査に時間がかかる。
審査官は提出された書類はすべてチェックしなければならない。
書類が規定より多すぎる案件は面倒な事情のある案件とみなされて、後回し、慎重処理案件に回されてしまうおそれもある。
次に書類が多ければ多いほど、齟齬が生じやすくなる。
一つの事実を証明するにはそのための証明書ひとつを提出すれば足りる。
なまじ複数の証明書を提出してその間に齟齬があれば全体として虚偽ではないかという疑いが生じる。

「日本人の配偶者等」の「在留資格認定証明書交付申請」（配偶者ビザ）が不交付に終わった案件の交付申請を依頼されたことがある。
「質問書」には初婚と記載したのに、添付した資料によれば再婚だった。
これは依頼者（申請代理人・夫）の誤解で中国、日本両方で届け出をしなければ正式な結婚にならないと考えていたため。
（実際は中国で結婚しただけで日本でも正式な結婚となる。日本での婚姻届は戸籍にのせるための報告的届出にすぎない）
しかし、この資料、本来提出する必要のない資料だった。
入管の求める結婚証明書に加え、その資料も提出すればより信用されるだろうと考えたのが仇となった。

他方、どのみち追加提出請求されることが明らかな資料は事前に提出した方が望ましい。
その方が確実に審査期間が短くなる。

そのあたりのさじ加減がむずかしい。

申請の際気をつけていること２

（前回の続き）
書類が取得不可能ではなく、取得に時間がかかる場合は？
なぜ時間がかかるのかを説明した理由書を提出し、書類は後日提出する。
提出予定日は必ず書く。
予定日に遅れそうな場合はその旨通知書を提出する。

在留資格認定証明書交付申請にあたっては、申請書にパスポートの番号を記入し、パスポートのコピーを提出する。
しかし、在留資格認定証明書交付申請の時点ではまだパスポートは申請中であるという場合もありうる。
その場合は申請書の記入欄には「申請中」と記入し、「申請中であるが、一ヶ月以内には取得予定であり、○○月下旬までには提出する」と説明した理由書を提出する。
（「後日追加提出すると申請した場合、審査が始まるのはすべて書類が揃ってから」と言われたこともある。
しかし、期限がない場合でも不足する書類が１，２点なら（さらに早期の取得が確実なら）不足した状態でも早めに申請したほうがよいと思う。
もちろん、在留期間更新許可のように期限が限られている場合はそうするしかない。）

パスポートが取得できたなら、スマホで撮影しメールで送ってもらう。写真とパスポートの番号を記入した申請書を差し替え分として提出する。
余談になるが、最近は書類のコピーは海外、国内をとわずスマホで撮影したものをメール送ってもらうことが多い。
最近のスマホのカメラは性能がいいし、みんな操作になれているのかミスも少ない。
むしろコピーを頼むとコピー機が古いのか、白黒で不鮮明ということが多い。
昔はコピーを郵送してもらうか、原本を持参してもらいこちらでコピーしたが、時代は変わったということか。

申請の際気をつけていること

入管への申請取次を続けて１５年ほど経つ。
何もわからない状態で始め、とんでもない失敗もしてきた。
しかし、これだけ続けていればわかってきたこともある。
現在自分が申請において気をつけていることを書いてみる。

まず、入管が求めている書類は確実に提出する。
その時点で入手不可能な書類があったらどうするか？
理由書でその旨説明して代替書類を提出する。
どんな書類についても、なんらかの代替書類が必ずあるもの。
例えば、フィリピン人の定住者などの在留資格認定証明書交付申請において出生証明書（および訳文）が必要とされる。
ところが、その出生証明書の取得が不可能な場合がある。
田舎など出生届そのものが提出されていないこともある。
だが、出生証明書は取得できなくても洗礼証明書なら取得できるケースがある。
フィリピン人にはカトリックが多い。
そして、カトリックなら出生届を提出しなくても洗礼を受けさせないことはまずない。
洗礼を受けなければ天国には行けないからだ（というより、洗礼を受けなければ真のキリスト教徒ではない）。
後日提出した出生届による出生証明書よりよほど信用できる。
学校のアルバムなどが代替書類として認められる場合もある。
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ただし、代替書類として認められるかは事前に行政相談を受けた方がよい（受けたからといって、代替書類として認めてくれるという言質をとれるわけではないが、受けないよりはいい）。
先輩行政書士の意見を聞くのもいいがこれも絶対視すべきではない。
（そもそも、まともな先生ならあくまでも「自分の経験」「一つの意見」という形で答えてくれるはず）
基本ケースバイケースの判断になるからだ。
（続く）

１０月の無料相談会

毎年10月は行政書士広報月間。
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